Recap CSRD Panelgesprek

Op 5 februari organiseerde Consultes een informatief panelgesprek, gewijd aan de actuele onderwerpen van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de rapporteringsstandaarden (ESRS). Voor degenen die het event hebben gemist, geen paniek! Hier bieden we een beknopt overzicht van de essentiële punten die door onze deskundige panelleden zijn besproken. Duik mee in de inzichten en waardevolle discussies die hebben bijgedragen aan een dieper begrip van deze belangrijke duurzaamheidsthema's. 

Panelleden:

Hoe gingen jullie van start voor de uitvoering van de materialiteitsanalyse? Hebben jullie de analyse uitgevoerd m.b.v. een tool van een adviesbureau of gingen jullie zelf aan de slag met de ESRS? 

 Peter Willaert: 

"We hebben gekozen voor een externe partner die ons begeleidt bij het opstellen van de materialiteitsanalyse. Samen met hen zijn we gestart met interviews, data-verzameling en surveys in verschillende landen over 26 ESRS-topics. Vervolgens hebben we een berekeningswijze voorgesteld om tot een gemiddelde gewogen score per topic te komen, bijvoorbeeld 20% gewicht voor de mening van consumenten, klanten, leveranciers, enz. Onze materialiteitsanalyse is uitgevoerd in Excel." 

Gillian Herpers: 

"Ik ben zelf aan de slag gegaan (zonder externe partner) door de ESRS'en grondig te bestuderen en me te verdiepen in de CSRD-instructies voor het opstellen van de materialiteitsanalyse. Met behulp van AI (ChatGPT) heb ik op basis van die instructies een Excel-bestand opgesteld voor de materialiteitsanalyse. We zijn door al de ESRS-topics gegaan en hebben zo 20 thema’s geïdentificeerd waarmee we verder aan de slag gingen, waaronder interviews en surveys met klanten, leveranciers, enz." 

Sidonie Descheemaeker: 

"We hebben al concrete stappen gezet voor de CSRD-rapportering van 2026. Aan de hand van drie tips deel ik onze CSRD-ervaringen. Tip 1: Veranker duurzaamheid in de bedrijfsstrategie en bekijk het niet als een on-top. Rapporteer op een geïntegreerde manier en maak duurzaamheidsperformance idealiter deel van het variabel loon van de bestuurders. Tip 2: Neem voldoende tijd voor een grondige dubbele materialiteitsanalyse. Werk met een externe partner om ervoor te zorgen dat alle EFRAG-richtlijnen worden gevolgd. Tip 3: Werk nauw samen met het financiële departement en investeer in dataverzamelingsprocessen, gezien duurzaamheidsdata in de toekomst geauditeerd zal worden. Begin met zelf de dataverzameling te beheren voordat je naar softwaremogelijkheden kijkt. Met een goed opgestelde Excel kan je al ver komen." 

Hoe werd binnen jullie bedrijf bepaald wat al dan niet materieel is? Wie bepaalde de grens/de treshold van wat materieel is? Keken jullie site-overkoepelend en grensoverschrijdend of werd een andere aanpak gehanteerd? 

 Lasse Six: 

"Met hulp van een externe consultant en in overleg met interne experts hebben we de materialiteitsanalyse uitgevoerd. Onze grens voor materiële onderwerpen hebben we bepaald in overleg. Elke holding heeft voor zichzelf bepaald wat materieel is, en vervolgens zijn we op holdingniveau in overleg gegaan om de materiële topics te identificeren." 

Els Heynssens: 

 "Collega’s die voldoende weten over de topics hebben een vragenlijst gekregen over 40 onderwerpen waarbij ze deze een score moesten geven. Met de directie werd nadien bekeken of ze akkoord waren met de scores. Voor elke topic werd dan een score bepaald van 0 tot 10, waarna de grens voor wat materieel is werd vastgesteld. Onbewust werd de grens op 5-5 gelegd." 

Peter Willaert: 

“Uiteindelijk biedt de procedure nog ruimte voor correcties. Wat je meet is niet per se de absolute waarheid. In samenspraak hebben we enkele punten in onze materialiteitsanalyse aangepast, zodat deze wel boven de drempel van materialiteit uitkwam. Wat als materieel wordt beschouwd of niet, zal aanzienlijke invloed hebben op de doelstellingen.” 

Welke databeheersysteem wordt binnen jullie bedrijf gebruikt? Was dit er al vóór de CSRD-verplichting of is dit nog ‘uitrol’? 

Lasse Six: 

"We zijn aan het overschakelen naar een nieuw centraal platform waarop we alle data verzamelen op holdingniveau." 

Els Heynssens: 

"Wij gebruiken een Excel-bestand om onze data te verzamelen." 

Er bestaat al heel wat andere duurzaamheids-, milieu- en welzijnsverslaggeving. Hoe werd de informatie uit die rapportering afgestemd op de data voor de CSRD-rapportering? (vb. IMJV, heffingsaangiftes, monitoringplan, veiligheidsrapport,…) 

Els Heynssens: 

"We nemen zoveel mogelijk mee in de rapportering wat al wordt opgemaakt, zoals over afval." 

Kris Vanrenterghem: 

"90-95% van de data die we moeten rapporteren voor CSRD bestaat al maar staat in een andere Excel of heeft een andere naam. We starten dus met de data die we al hebben." 

Merken jullie al mogelijke financiële gevolgen van het CSRD-rapport op bedrijven?  

Kris Vanrenterghem: 

"Absoluut, als er leningen worden aangevraagd, moet duurzaamheid worden verduidelijkt. Op dit moment zijn de meeste banken hier al mee bezig en vragen ze duurzaamheidsinformatie op. Het is echter nog geen go/no-go verhaal. We zien wel dat de banken die kant op gaan en onder andere vragen wat het bedrijf al heeft gedaan rond duurzaamheid en wat de toekomstige plannen en doelstellingen zijn."

Wat zijn volgens jullie de grootse aandachts- en knelpunten bij de implementatie van de CSRD-rapportering?  

Gillian Herpers: 

"Het struikelblok dat ik opmerk is: wat doen we als er geen data is? Hoe ga je aantonen dat er iets niet is of plaatsvindt. Dat is een bewijslast die nog niet eerder bestond. Het knelpunt is vooral dat de accountant gaat kijken naar bewijzen die aan bepaalde normen moeten voldoen, en in de praktijk worstelen we daarmee." 

Els Heynssens: 

"Wij hebben met de auditor besproken hoe we de kwaliteit van onze data kunnen garanderen, ook in de waardeketen. De auditor stelde voor om onaangekondigd eens langs te gaan bij leveranciers en zelf een audit uit te voeren, of iemand in te huren die een audit kan uitvoeren op bepaalde thema’s. Het is een kwestie van due diligence." 

Lasse Six: 

"Datakwaliteit en -kwantiteit zijn struikelblokken. We mogen ook niet vergeten dat we al veel doen rond het rapporteren van duurzaamheid, maar dat is niet onze kernactiviteit. Onze kernactiviteit is het verbeteren van duurzaamheid binnen het bedrijf. We moeten niet enkel veel data en auditeerbare data verzamelen, de essentie is nog altijd dat we ervoor zorgen dat de duurzaamheids-KPI’s verbeteren." 

Hoe zouden jullie anders te werk willen gaan in de toekomst? 

Kris Vanrenterghem: 

"Niet wachten op bepaalde wetgevingen, data-analyses of auditors, maar zelf sneller actie ondernemen. Duurzaamheid ontwikkelt zich snel, dus het is niet gemakkelijk om bij te blijven. Sinds 2019 hebben we ons hier volledig op ingezet." 

Verschillende benaderingen werden besproken, variërend van het gebruik van externe partners tot zelfstandige analyses met behulp van AI. Belangrijke punten werden aangestipt, waaronder de bepaling van materiële onderwerpen, de keuze van databeheersystemen en de afstemming met andere rapportagevereisten. 

Er werd ook aandacht besteed aan mogelijke financiële gevolgen en uitdagingen bij de implementatie van CSRD, met een nadruk op het belang van datakwaliteit en het proactief aanpakken van duurzaamheid. 

Als slotgedachte werd benadrukt dat het cruciaal is om niet te wachten op wetgeving, maar actief te streven naar duurzaamheid. 

HULP NODIG? 

De Consultes-experts staan steeds voor u klaar om u en uw onderneming gepast advies te verlenen over zowel de vereisten omtrent duurzaamheid als andere milieu-, energie- en preventie gerelateerde vraagstukken. Contacteer ons via onderstaande contactgegevens.