Het elektrisch dossier en de verplichtingen voor de werkgever

Inleiding
 

Elektrische installaties zijn een essentieel onderdeel van elke werkomgeving. Om de veiligheid van werknemers te garanderen, stelt de wetgeving strikte eisen aan het beheer en het onderhoud van deze installaties. In België worden deze regels vastgelegd in de CODEX over het welzijn op het werk en het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI). In deze nieuwsbrief bespreken we het ‘elektrisch dossier’: de verplichte documenten, wat de werkgever moet voorzien en in bezit dient te hebben.

Wat is het elektrisch dossier?

Het elektrisch dossier is een verzameling van alle documenten en attesten die betrekking hebben op de elektrische installaties binnen een bedrijf. De eigenaar, uitbater of beheerder moet te allen tijde over een volledig en conform dossier van zijn elektrische installaties beschikken. Als het dossier bij de controle niet volledig is, is dit inderdaad een inbreuk op de eisen vermeld in het AREI. Een volledig en up-to-date dossier helpt niet alleen bij wettelijke conformiteit, maar vergemakkelijkt ook inspecties en onderhoudswerken.

Het doel van dit dossier is om de veiligheid van werknemers te waarborgen en het risico op elektrische ongevallen te minimaliseren. De wetgeving geeft duidelijk aan dat alleen het correct laten keuren van elektrische installaties geen garantie is op veilig werken. Het belang van risicoanalyses op zowel oude als nieuwe installaties wordt ook bevestigd. De focus ligt op een hoog veiligheidsniveau behalen op zowel oude als nieuwe installaties. Hiervoor moet de werkgever risicoanalyses laten uitvoeren op de elektrische installaties waarvan hij houder is en moeten deze periodiek geëvalueerd worden (DRBS). Deze analyses maken ook een belangrijk onderdeel uit van het elektrisch dossier.

Wat wordt bedoeld met de elektrische installatie?

Een elektrische installatie is dus een systematische opstelling van elektrisch materiaal en leidingen die ontworpen en onderhouden moet worden volgens de regels in het AREI (Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties), terwijl de Codex welzijn op het werk aanvullende eisen stelt voor de veiligheid van de werknemers die met deze installaties in aanraking kunnen komen. Het doel is om een veilige werkomgeving te creëren, waarin de risico's van elektrische gevaren effectief worden beheerst.

Toepassingsgebied

Het elektrisch dossier is een verplichting voor iedere houder van een elektrische installatie, die werknemers tewerkstelt. Het begrip ‘houder van een elektrische installatie’ houdt in dat de werkgever deze elektrische installatie ter beschikking stelt van zijn werknemers. De welzijnsreglementering legt immers verplichtingen op aan werkgevers ter bescherming van zijn werknemers. In geen geval wordt vermeld dat de elektrische installatie eigendom moet zijn van de werkgever. Het feit dat de installatie ter beschikking wordt gesteld van de werknemers impliceert dus dat titel 2 van boek III van de codex van toepassing is. De term ‘houder’ is dus niet synoniem aan de term ‘eigenaar’.

Welke documenten moeten aanwezig zijn?

Volgens het AREI en de CODEX moet een werkgever een dossier van de elektrische installaties samenstellen, bijhouden en ter beschikking stellen van de werknemers die werkzaamheden moeten uitvoeren in de onderneming. De volgende elementen maken deel uit van het dossier. 

• Schema’s, plannen en documenten van elektrische installatie(s)
  Stroombaanschema, situatieplan, principeschema, attest globale aarding (hoogspanning), functionele schema’s, uitvoeringsschema’s en samenstellingsplannen van de uitrusting. 
• Plannen van of beschikbare informatie over de ondergrondse leidingen
• Document met de wijzingen aangebracht aan de installatie sinds het laatste bezoek van een EO
• Verslag van de gelijkvormigheidscontrole
• Verslag van het laatste en voorlaatste controlebezoek
  Bij de eerste ingebruikname van een elektrische installatie moet een controle worden uitgevoerd door een erkend organisme. Periodieke controles zijn verplicht en moeten gebeuren met een frequentie afhankelijk van het type installatie. Jaarlijks voor hoogspanning en vijfjaarlijks voor laagspanning. De keuringsverslagen (het verslag van gelijkvormigheidsonderzoek of van het eerste controlebezoek naargelang het geval, het voorlaatste en het laatste controlebezoek van de elektrische installatie) moeten steeds beschikbaar zijn en bewaard worden in het dossier.
• Risicoanalyse, lijst en plan van de veiligheidsinstallaties 
• Risicoanalyse, lijst en plan van de kritische installaties
• Risicoanalyse evacuatie, lijst van de evacuatiewegen en de moeilijk evacueerbare ruimten 
• Document met uitwendige invloeden
• Berekeningsnota’s
• Zoneringsverslag en zoneringsplannen (ATEX)
• Risicoanalyse van ATEX-materieel van voor 30/6/2003
• Document met de technische aansluitkenmerken op het distributienet
• Situatieplan van de aardverbindingen
• Risicoanalyse niet conformiteit met nieuwe AREI
• Delen die niet voldoen aan het AREI-risicoanalyse en bijhorende maatregelen
• Instructies om risico’s eigen aan installatie te vermijden
• Lijst met werknemers BA4/5 en de individuele BA4/5 bevoegdheids-verklaringen
  Deze documenten worden uitgeschreven door de werkgever en verklaren de genoemde werknemer "bevoegd” (BA4) of “bekwaam” (BA5) om de werken uit te voeren, opgesomd in de verklaring.

Indien bovenstaande documenten niet van toepassing zijn op de elektrische installatie(s), mogen deze weggelaten worden uit het elektrisch dossier.

Verantwoordelijkheden van de werkgever

De werkgever is verantwoordelijk voor het opstellen, bijhouden en beschikbaar stellen van het elektrisch dossier. Alle documenten moeten correct worden bijgehouden en aangepast bij veranderingen aan de installatie. De werkgever moet ervoor zorgen dat periodieke keuringen tijdig plaatsvinden en dat de verslagen worden bewaard en opgevolgd worden ingeval van inbreuken. Personeel moet op de hoogte zijn van de veiligheidsmaatregelen en moeten correct worden opgeleid in het omgaan met elektrische installaties. Bij veranderingen in de installatie of werkmethoden moet de risicoanalyse herzien en aangepast worden.

Valkuilen voor de werkgever

Ondanks de duidelijke regelgeving kunnen werkgevers toch in enkele valkuilen trappen. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen:

• Onvolledig of verouderd dossier: Werkgevers vergeten vaak om schema’s, keuringsverslagen en risicoanalyses up-to-date te houden, wat kan leiden tot problemen bij controles.
• Onvoldoende periodieke controles: Het overslaan van periodieke keuringen kan leiden tot verhoogde veiligheidsrisico’s.
• Gebrek aan opleiding van werknemers: Werknemers die niet voldoende geïnformeerd zijn over elektrische gevaren, lopen een groter risico op ongevallen.
• Niet opvolgen van onderhoudsinterventies: Het niet registreren en opvolgen van uitgevoerde onderhoudswerken kan leiden tot defecten en onveilige situaties.
• Geen duidelijke verantwoordelijkheden: Als niet vastgelegd is wie verantwoordelijk is voor het elektrisch dossier, kan dit tot verwarring en nalatigheid leiden.

Conclusie

Een correct beheerd elektrisch dossier is niet alleen een wettelijke verplichting, maar draagt ook bij aan de veiligheid en efficiëntie van de werkomgeving. Door de nodige documenten correct te beheren en regelmatig keuringen te laten uitvoeren, kunnen bedrijven de veiligheid van hun werknemers garanderen. Het dynamisch aspect van het elektrisch dossier en zijn documenten is van groot belang. Het elektrisch dossier up-to-date houden is dus een aandachtspunt voor elke werkgever.

Bron: FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie (2024). Thematische fiches van de Algemene Directie Energie

Hulp nodig?

De Consultes-experts staan steeds voor u klaar om u en uw onderneming gepast advies te verlenen over  milieu-, energie- en preventie gerelateerde vraagstukken. We helpen u graag verder via consultes@consultes.be.